Cómo implementar una política de viajes eficiente para tu compañía .

En el mundo empresarial actual, donde los viajes corporativos son esenciales para el crecimiento y expansión de las organizaciones, implementar una política de viajes eficiente es clave para garantizar el control de los gastos, la seguridad de los empleados y la optimización de recursos. Si tu empresa gestiona viajes corporativos, tener una política clara y bien definida no solo puede mejorar la experiencia del viajero, sino que también impacta en los resultados financieros y operativos de la compañía.

1. Definir los objetivos de la política de viajes

Antes de comenzar a redactar una política de viajes, es importante definir claramente cuáles son los objetivos principales. Una buena política debe buscar el equilibrio entre el control de costos y la comodidad de los empleados. Algunos objetivos clave pueden ser:

• Control de gastos: Garantizar que los viajes se realicen dentro de los presupuestos establecidos.
• Seguridad del viajero: Asegurar la protección y bienestar de los empleados durante los desplazamientos.
• Cumplimiento normativo: Alinear los viajes con las regulaciones fiscales y laborales.
• Eficiencia operativa: Minimizar el tiempo y los recursos dedicados a la planificación de viajes.
• Sostenibilidad: Incorporar prácticas que reduzcan el impacto ambiental de los viajes.

Definir estos objetivos claramente desde el principio permitirá alinear las expectativas de la empresa y de los empleados.

2. Establecer procedimientos claros de aprobación

Una política de viajes debe definir quiénes son los responsables de aprobar los viajes y bajo qué circunstancias. Esto ayudará a evitar confusiones y agilizar el proceso. Es útil implementar niveles de aprobación según el tipo de viaje, como los siguientes:

• Viajes de bajo costo o rutinarios: Pueden aprobarse automáticamente a través de la plataforma de gestión de viajes.
• Viajes internacionales o de alto presupuesto: Requieren la aprobación de un gerente o director.

Definir este flujo de aprobación garantiza que todos los viajes sean justificados y que la compañía mantenga control sobre los costos, sin comprometer la eficiencia.

3. Fijar límites y categorías de gasto

Una política sólida debe definir claramente los límites de gastos para diferentes categorías. Estos límites pueden variar según el nivel jerárquico del viajero o el destino del viaje. Es recomendable establecer categorías como:

• Transporte: Definir si los empleados pueden optar por vuelos en clase económica o ejecutiva, así como el uso de servicios de transporte privado o público.
• Alojamiento: Establecer una categoría de hotel o monto máximo por noche según el destino.
• Comidas: Definir un presupuesto diario para comidas, ajustado al costo de vida del destino.
• Gastos misceláneos: Incluir políticas para gastos imprevistos o no categorizados (como lavandería o propinas), y qué tipo de comprobantes se necesitan para justificar estos gastos.

Contar con un marco financiero claro no solo ayuda a los empleados a entender los límites, sino que también facilita el proceso de reembolso y reduce discrepancias.

4. Elegir las herramientas adecuadas de gestión de viajes

Implementar una herramienta tecnológica para la gestión de viajes corporativos es esencial en el contexto moderno. Plataformas como SAP Concur, TravelPerk, o Expensify permiten a las empresas centralizar la planificación, reserva y seguimiento de viajes, al mismo tiempo que automatizan los informes de gastos.

Una plataforma eficiente debería:

• Facilitar las reservas de vuelos, hoteles y transporte.
• Integrarse con las políticas internas de la empresa para garantizar el cumplimiento.
• Proporcionar visibilidad en tiempo real de los itinerarios y los gastos.
• Ofrecer soporte móvil para que los empleados gestionen sus viajes desde cualquier lugar.

La elección de la herramienta adecuada no solo agiliza el proceso de planificación, sino que también mejora la experiencia del viajero y facilita el control administrativo.

5. Incluir protocolos de seguridad y asistencia en viajes

La seguridad de los empleados durante los viajes es una prioridad para cualquier empresa. La política de viajes debe detallar claramente los protocolos a seguir en situaciones de emergencia, como:

• Contacto de emergencia: Definir a quién deben contactar los empleados en caso de una emergencia (natural, médica o de seguridad).
• Seguros de viaje: Especificar qué tipo de seguros están cubiertos por la empresa, como seguro médico, de accidentes o pérdida de equipaje.
• Protocolos de comunicación: Establecer procedimientos para que los empleados se mantengan en contacto durante viajes internacionales, especialmente en zonas de riesgo.
• Alertas de seguridad: Implementar un sistema de notificaciones que informe sobre posibles riesgos o cambios en las condiciones del destino.

Además, si es posible, ofrecer soporte a través de servicios de asistencia en viaje que puedan ayudar a los empleados en el lugar en caso de emergencia.

6. Definir el proceso de reembolso de gastos

Uno de los aspectos más tediosos de los viajes corporativos es el proceso de reembolso de gastos. Simplificar este proceso hará que los empleados se sientan más cómodos al seguir la política de viajes. Asegúrate de definir:

• Plazos para presentar recibos: Establecer un límite de tiempo para enviar los recibos (por ejemplo, 30 días después del viaje).
• Documentación requerida: Especificar qué tipo de comprobantes son necesarios y en qué formato deben presentarse (físico o digital).
• Proceso de aprobación: Definir cómo se aprueban y procesan los reembolsos, y cuánto tiempo tardarán en completarse.

Al automatizar el proceso de reembolsos a través de la herramienta de gestión de viajes, los empleados pueden simplemente escanear los recibos y reducir el papeleo y el tiempo dedicado a este aspecto.

7. Promover la sostenibilidad en los viajes corporativos

Incorporar la sostenibilidad en la política de viajes es cada vez más importante para las empresas que buscan reducir su huella de carbono. Algunas estrategias para lograrlo son:

• Fomentar el uso de videoconferencias en lugar de viajes innecesarios.
• Optar por vuelos directos, que suelen ser más eficientes en términos de emisiones de carbono.
• Preferir hoteles que tengan prácticas sostenibles o certificados ecológicos.
• Promover el uso de transporte público o vehículos eléctricos en lugar de taxis o coches alquilados.

Esto no solo ayuda a reducir el impacto ambiental de los viajes, sino que también refuerza los valores de responsabilidad social corporativa de la empresa.

8. Educar a los empleados sobre la política de viajes

Una política de viajes es inútil si los empleados no la conocen o no la siguen. Asegúrate de comunicar la política de manera clara y accesible, utilizando los siguientes métodos:

• Capacitaciones: Realizar talleres o sesiones informativas para explicar las reglas y procedimientos.
• Manuales: Proveer guías o documentos que los empleados puedan consultar antes de planificar un viaje.
• Asistencia continua: Ofrecer soporte a los empleados a través de un equipo dedicado o un centro de atención para aclarar dudas o resolver problemas durante el viaje.

La educación y la comunicación efectiva garantizan que todos comprendan y sigan la política, lo que reduce la probabilidad de errores o incumplimientos.

Implementar una política de viajes corporativos no es solo una cuestión de reglas y restricciones, sino una herramienta esencial para optimizar los recursos de la empresa, garantizar la seguridad de los empleados y mejorar la experiencia del viajero. Con una política clara, el uso de herramientas tecnológicas adecuadas y un enfoque en la sostenibilidad y la seguridad, las compañías pueden transformar los viajes corporativos en una experiencia más eficiente y positiva para todos los involucrados.